Politique de protection des renseignements personnels

Mise à jour le 2024-05-22

Veuillez prendre connaissance de notre Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique »).

La Politique vise la protection des renseignements personnels par Madli inc., faisant affaire sous le nom de Mobile-Punch (ci-après « l’entreprise » ou « nous »).

L’entreprise s’engage à protéger la vie privée de ses clients, de ses employés et de ses représentants. C’est l’un des fondements principal de notre entreprise. Elle s’engage également à assurer la confidentialité des renseignements personnels (aussi ci-après « données ») confiés dans le cadre de ses activités professionnelles.

Cette Politique vise à se conformer aux lois canadiennes en vigueur relatives à la protection des renseignements personnels et aux règlements applicables pour assurer une protection optimale des données traitées au sein de notre entreprise. Puisque la collecte de renseignements personnels à votre sujet nous permet de vous offrir un service de haute qualité, nous avons mis en place des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos données demeurent strictement confidentielles.

1. Renseignement personnel
Dans le cadre de cette Politique, un renseignement personnel se rapporte à tout renseignement concernant un individu permettant de l’identifier que ce soit des coordonnées postales, un numéro de téléphone, un numéro d’assurance sociale, une situation familiale ou encore un ou plusieurs éléments spécifiques à l’identité physique, psychologique, économique, culturelle ou sociale.
Peu importe la nature, le support ou la forme des renseignements personnels, ceux-ci demeurent protégés.

2. Utilisation de l’application Mobile-Punch
L’utilisation d’application Mobile-Punch est sujette au respect du contrat de service qui lie le client à l’entreprise et à la présente Politique. Si vous accédez à notre application et que vous l’utilisez, vous convenez d’être lié par les modalités et conditions contenues dans ces documents. Si vous n’acceptez pas d’être lié par ces modalités et conditions, veuillez ne pas accéder à notre application ni en utiliser les fonctions.

3. Consentement
A) Nous demandons que votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos données soit libre et éclairé. Selon la nature du consentement requis, vous pouvez le donner de manière orale, écrite ou par voie électronique. Vous devez comprendre les conséquences de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels avant de procéder.

B) L’entreprise s’assure que tous les utilisateurs de l’application Mobile-Punch ont l’âge minimum requis pour donner un consentement valable selon les lois en vigueurs aux fins de la collecte de leurs renseignements personnels.

C) De façon générale, l’entreprise demandera votre consentement lors de la collecte, l’utilisation ou à la communication de vos données personnelles sauf si autrement requis ou autorisé par la loi.

D) Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle, et ce, en soumettant un préavis raisonnable. Si vous choisissez de retirer votre consentement, votre décision sera consignée dans nos dossiers et Mobile-Punch pourrait ne pas être en mesure de vous offrir un service client de qualité.

E) Lorsque vous utilisez l’application Mobile-Punch, vous consentez à ce que vos renseignements personnels transmis soient utilisés conformément à la présente Politique et que certains de ces renseignements soient accessibles à votre employeur via l’application.

4. Collecte de vos renseignements personnels
A) Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin afin de bien vous servir.

B) Lorsque vous vous inscrivez sur notre application, vous devez fournir certaines informations personnelles, dont votre nom, numéro de téléphone.

C) L’entreprise pourrait vous demander certaines coordonnées personnelles ou autres renseignements dans le but de vous offrir un service optimal avec l’application.

D) Vos données fournies sur l’application sont partagées avec votre employeur et l’entreprise uniquement.

E)Aucune donnée ne sera prise sans votre consentement

F)Les données personnelles des utilisateurs sont limitées aux membres du personnel de l’entreprise pour laquelle vous êtes à l’emploi dont les fonctions rendent cet accès nécessaire et qui ont un rôle d’administrateur dans le dashboard.

5. Fonctionnalités avancées
A) La fonction de Punch de l’application. Une fonction de géolocalisation est également activée pour assurer que la personne se trouve bel et bien sur les lieux de travail ou tout autre lieu déterminé par l’employeur. Une fois le punch fait la géolocalisation s’éteint tout seul.

B) Lorsque l’employeur décide d’utiliser la fonctionnalité Photo Punch de l’application, une photo du visage du travailleur est prise et enregistrée dans l’application pour valider son identité.
C) Lorsque l’employeur utilise la fonction Géolocalisation, la localisation géographique du travailleur est transmise et enregistrée dans l’application au moment l’employé fait l’action de punch in / punch out uniquement. Par la suite la géolocalisation est inactive automatiquement.

6. Utilisation de vos renseignements personnels
L’accès à vos renseignements personnels est donné aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de l’entreprise lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Voici les situations dans lesquelles l’entreprise peut utiliser vos renseignements personnels :

A) Les transactions requises sur l’application;

B) Les renseignements requis sur l’application et nécessaire à son bon fonctionnement (feuilles de temps, horaire de travail, capture du temps par horodateurs fixes et mobiles ainsi que tous autres renseignements relatifs à la gestion de la présence de la personne au travail). L’employeur aura accès à ces renseignements par le biais de l’application;

C) Votre employeur aura accès à votre position géographique au moment où vous pointez en arrivant et en quittant le travail pour qu’il puisse valider si vous êtes bien sur les lieux de travail aux heures convenues;

E) En cas de besoin pour bien comprendre et identifier vos préférences afin de vous offrir un service personnalisé;

F) L’entreprise pourra accéder aux comptes d’un ou plusieurs utilisateurs pour observer leurs interactions dans l’application, pour corriger des données, pour importer une liste d’employés ou de ressources, pour créer des horaires, pour rédiger des messages, commentaires ou notes. Tous ces gestes sont effectués en vue de vous offrir une application des plus personnalisées;

G) L’entreprise pourra vous transmettre un avis par courriel, SMS ou par Facebook, et ce, même après que vous cessiez d’être un utilisateur de l’application, pour vous informer de nos promotions, de nos fonctionnalités et de nos produits. Veuillez noter que vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à ce sujet en suivant la procédure détaillée au point Retrait du consentement.
L’ensemble de vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles listées ci-haut, à moins que l’entreprise ait obtenu un consentement de votre part à cet égard ou si la loi l’exige ou l’autorise.

7. Communication de vos renseignements personnels
A) Les clients de Mobile-Punch utilisent l’application pour le calcul des heures de travail avec punch mobile, la géolocalisation du travailleur, la gestion des horaires de travail et la gestion de projet. Un client de Mobile-Punch a donc accès aux renseignements personnels de tous les utilisateurs autorisés qui utilisent l’application. Chaque client de Mobile-Punch conserve la responsabilité, en tant qu’employeur ou commettant, d’assurer le respect de la confidentialité et de la vie privée des utilisateurs de l’application et d’appliquer toute loi ou réglementation s’il y a lieu.
B) Sous réserve des conditions décrites dans la Politique, la communication de vos renseignements personnels à des tiers intervenants demande votre consentement. Lorsque la loi l’autorise ou l’exige, nous pouvons toutefois communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement tout en nous assurant de divulguer seulement les renseignements requis.
C) Lorsque nous devons transmettre vos renseignements personnels à une tierce partie qui opère dans une juridiction étrangère, sachez que la législation locale peut généralement permettre à des tiers d’avoir accès à vos renseignements personnels sans votre consentement.

8. Renseignements sensibles
De façon générale, Mobile-Punch ne collecte pas de renseignements sensibles tels que des données médicales, financières personnelles, des numéros d’assurance sociale ou des dossiers relatifs à des condamnations criminelles ou pénales.

9. Conservation de vos renseignements personnels
A) Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

B) Nos contrats clients prévoient qu’elles sont conservées pendant cinq ans, après quoi, elles sont détruites, sauf s’il y’a une entente de prolongation de la période afin de rencontrer ses obligations.

C) Mobile-Punch doit détruire les renseignements personnels conformément à la loi et à la politique interne de conservation des dossiers. Au moment où nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et nous veillons à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

En ce qui nous concerne, les données sont encryptées et conservées sur des serveurs infonuagiques Google Cloud basés au Canada (Québec) avec les plus hautes certifications de l’industrie.

10. Retrait du consentement
A) Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle. Nous vous informerons des conséquences de tout retrait, y compris la possibilité qu’un produit ne puisse être fourni ou qu’une demande ne puisse être satisfaite.

B) Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en ce qui concerne les avis par courriel, SMS et Facebook en modifiant les paramètres de communication de votre compte.

11. Questions et sondages
A) Lorsque vous utilisez l’application, vous consentez à ce que Mobile-Punch puisse vous contacter afin de réaliser des sondages en vue de recueillir des renseignements personnels fournis de manière volontaire. En aucun cas, vous serez obligé de participer à de telles enquêtes ou sondages ni de fournir les renseignements personnels demandés.

B) Si vous acceptez de répondre aux sondages de Mobile-Punch, sachez que l’entreprise utilisera les renseignements personnels obtenus simplement pour dresser un aperçu général du profil de ses utilisateurs. Mobile-Punch pourra ensuite communiquer avec vous pour recueillir vos commentaires ou suggestions concernant l’application ou ses services offerts.

C) Votre consentement peut être retiré à tout moment si vous le désirez. Vous n’avez qu’à envoyer un avis par courriel à info@mobilepunch.com , et spécifier dans l’objet du courriel « Retrait de consentement ».

12. Utilisation des logiciels de navigation
A) Lorsque vous utilisez l’application, la fonctionnalité des logiciels de navigation, les « cookies », pourrait être activée et recueillir de l’information de manière anonyme afin de bâtir votre profil d’utilisateur sur l’application. Un cookie correspond à un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique identifiant le navigateur à l’ordinateur en question à toutes les visites sur l’application.

B) Nous sommes en mesure de compiler automatiquement certains renseignements à propos de votre profil d’utilisateur grâce à votre utilisation de l’application. Ces renseignements sont utilisés dans le seul but d’adapter notre application à vos besoins ou préférences et à calculer des statistiques en vue d’améliorer notre offre de service.

C) À tout moment, vous pouvez configurer vos paramètres de navigateur pour que vous soyez averti chaque fois qu’un cookie est reçu. Vous n’êtes en aucun cas obligé d’accepter les cookies pour vous rendre sur notre application. Par contre, certaines fonctionnalités pourraient devenir inaccessibles.

13. Protection et exactitude des données
A) Toutes les mesures de sécurité nécessaires ont été mises en place par l’entreprise dans le but de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre toute consultation, communication, reproduction, utilisation ou modification non autorisée. L’ensemble de ces mesures physiques, administratives et technologiques sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

B) Nous prenons également toutes les mesures nécessaires afin de nous assurer de l’exactitude des renseignements personnels utilisés ou communiqués. Vous devez toutefois nous transmettre toute modification à votre profil d’utilisateur ou à votre dossier ou tout changement significatif relié à vos renseignements personnels. Dans le cas où votre compte semble avoir fait l’objet d’une utilisation non autorisée, communiquez avec nous sans tarder.

14. Comment accéder à vos informations et les mettre à jour
A) À tout moment, vous pouvez demander à consulter vos renseignements personnels détenus par l’entreprise en passant par votre employeur. Vous pouvez effectuer toute demande de correction si vos renseignements sont inexacts ou incomplets ou si leur communication ou conservation n’est pas autorisée par la loi.

B) À tout moment, vous pouvez mettre à jour vos renseignements personnels sur l’application.

C) Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la Politique ou au sujet de la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de vos renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à notre délégué à la protection des renseignements personnels dont vous trouverez les coordonnées à la section 15.

15. Traitement des Renseignements personnels des personnes se trouvant dans l’espace économique européen (EEE) ou dans l’Union Européenne (UE)

16. Procédure de plainte, droit d’accès ou de rectification
A) À tout moment, vous pouvez soumettre une demande d’accès à vos renseignements personnels à Mobile-Punch. L’entreprise prendra tous les moyens nécessaires pour simplifier l’exercice de votre droit d’accès, de rectification ou d’obtention de vos renseignements personnels. Vous pouvez demander une confirmation auprès de Mobile-Punch pour vous assurer que votre demande d’accès fait l’objet d’un traitement.

B) Toute demande d’accès doit être effectuée auprès du délégué à la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 16.

C) L’entreprise s’engage à vous informer au sujet de votre demande d’accès dans les meilleurs délais possibles.
D) Sachez que toute rectification, modification ou effacement de vos renseignements personnels sera divulguée aux tiers auxquels ces renseignements sont déjà connus.

17. Délégué à la protection des renseignements personnels
Vous pouvez joindre le délégué à la protection des renseignements personnels pour Mobile-Punch au courriel suivant : jguay@mobilepunch.com
M. Jérôme Guay se chargera de répondre à toute question ou demande relative à la Politique.

18. Modification à la présente Politique
A) Mobile-Punch se réserve le droit d’effectuer des modifications au contenu de la Politique à tout moment. Tout changement apporté sera bien visible sur l’application et sera porté à l’attention des utilisateurs. Une copie de cette Politique peut être imprimée pour vos dossiers. Nous vous recommandons de visiter régulièrement la section de l’application où se trouve la Politique pour constater les changements apportés.

B) La Politique de protection des renseignements personnels a été modifiée pour la dernière fois le 22 mai 2024.