Obligations en Matière de Tenue de Registres: Combien de Temps les Employeurs de L’industrie de la Construction Doivent-ils Conserver Leurs Dossiers?

En raison de sa complexité et de sa nature dynamique, l’industrie de la construction exige une tenue de registres méticuleuse pour garantir la conformité aux réglementations en constante évolution. Dans cet article, nous examinons en détail les exigences en matière de conservation de documents et les implications pour les employeurs.

Exigences de Conservation des Documents dans L’industrie de la Construction

Une modification réglementaire, en vigueur depuis le 27 février 2020, oblige tous les employeurs de l’industrie de la construction à conserver les dossiers, les documents justificatifs et toute autre documentation liée aux travaux de construction pendant six ans après la dernière année à laquelle les informations se rapportent.

Parmi les documents désormais requis pour la conservation figurent les fiches de paie, les feuilles de temps, les contrats, les factures, les bons de commande, et plus encore. Cette approche exhaustive garantit que les employeurs conservent un enregistrement complet de leurs transactions financières et de la documentation liée aux projets.

L’aspect positif de ce changement réglementaire est qu’il n’impose aucune charge administrative supplémentaire aux entreprises. La période de conservation de six ans est conforme aux exigences de Revenu Québec, minimisant l’impact sur les opérations quotidiennes des entreprises de construction. En mettant en place des systèmes automatisés de tenue de registres, les employeurs peuvent se détendre pendant que le logiciel gère la majeure partie de la documentation.

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Tenue de Registres Précise : Principaux Facteurs à Prendre en Compte

• Procédures de création et de conservation des documents : Les employeurs doivent non seulement connaître la durée de la conservation des dossiers, mais aussi mettre en place des procédures efficaces de création et de conservation des documents. Cela inclut des formulaires électroniques, garantissant que la documentation est non seulement préservée, mais aussi facilement accessible pour les audits et les besoins juridiques.

• Conformité internationale et spécifique à l’industrie: Comprendre les normes internationales, telles que le Système de classification de l’industrie de l’Amérique du Nord (SCIAN), est crucial pour les entrepreneurs. Différentes industries peuvent avoir des exigences de conformité variables, et rester informé de ces distinctions est essentiel pour éviter des conséquences juridiques.
• Dossiers de paie et déductions: Des dossiers de paie précis, y compris les salaires horaires, les heures supplémentaires et les salaires annuels, jouent un rôle essentiel dans la conformité. Les déductions sur les salaires, telles que les salaires de vacances impayés ou les salaires impayés, doivent également être documentées pour répondre aux obligations légales.
• Tenue de registres pour l’exposition et la formation des employés: Au-delà des dossiers financiers, les employeurs doivent conserver des dossiers d’exposition, de formation et de certifications des employés. Cela inclut les enregistrements de tests d’ajustement, les enregistrements de formation à la communication des dangers et les enregistrements de formation des employés.
• Blessures futures sur le lieu de travail et responsabilité: La tenue de registres des blessures sur le lieu de travail, même mineures, est essentielle pour prédire et prévenir les futurs incidents. De plus, un système de tenue de registres clair aide à établir la responsabilité en cas de réclamations légales découlant de blessures sur le lieu de travail.

L’industrie de la construction exige une approche méticuleuse de la tenue de registres pour répondre aux obligations légales et aux normes de l’industrie. Les employeurs doivent rester informés, mettre en œuvre des politiques efficaces de conservation des documents et tirer parti des ressources technologiques pour simplifier le processus. Avec les bons outils logiciels, la gestion des dossiers en temps réel devient non seulement une nécessité de conformité, mais aussi un avantage stratégique dans le paysage dynamique de l’industrie de la construction.

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Respect de la Conformité Facilité avec un Logiciel de Gestion de Projet

Le respect efficace des exigences en matière de tenue de registres est souvent perçu comme un défi redoutable dans l’industrie de la construction. Cependant, avec un logiciel innovant à portée de main, le récit subit un changement significatif. Un logiciel avancé de gestion de projet n’est pas simplement un outil de gestion des tâches ; c’est un élément déterminant pour répondre aux normes de conformité en matière de tenue de registres. Voici comment il simplifie le paysage complexe de la conformité:

Gestion Centralisée des Données

Le cœur de la conformité en matière de tenue de registres réside dans la capacité à gérer efficacement les données. Le logiciel de gestion de projet relève ce défi en fournissant une plateforme intuitive pour la gestion centralisée des données. Les informations liées à votre projet sont organisées de manière transparente et facilement accessibles, éliminant les maux de tête associés aux données dispersées.

Communication en Temps Réel

L’application facilite la communication instantanée entre les équipes, permettant des réponses rapides aux préoccupations liées à la conformité.

Collecte D’informations Sécurisée et Sans Effort

La collecte et le reporting d’informations à des fins de conformité peut être une tâche fastidieuse. Un système robuste de gestion de projet transforme cela en une entreprise sécurisée et sans effort. L’application offre une interface sécurisée pour la collecte d’informations, rendant le processus non seulement conforme, mais aussi sans stress.

Optimisation des Ressources

Répondre aux normes de conformité implique une gestion optimale des ressources. Les outils avancés de gestion de projet peuvent aller au-delà des fonctionnalités de gestion standard en offrant des outils d’optimisation des ressources et bien plus encore.

Support Adapté aux Besoins de Conformité

L’une des caractéristiques marquantes des logiciels de gestion de pointe est l’engagement à fournir un support. Il ne s’agit pas seulement de répondre aux questions liées au logiciel ; cela s’étend à offrir des conseils sur les défis liés à la conformité. L’équipe de support est bien informée des subtilités de la conformité, garantissant que votre équipe reçoive une assistance qui va au-delà du support client conventionnel.

Configuration Sur Mesure

La flexibilité de l’application est essentielle pour des configurations sur mesure. Le logiciel reconnaît que les exigences de conformité varient d’un projet à l’autre et peut s’adapter en conséquence. Cela garantit que votre équipe n’est pas limitée par une solution standard, mais dispose d’un outil qui s’aligne parfaitement sur les besoins spécifiques de conformité de vos projets.

Mobile-Punch: La Solution de Gestion de Projet Tout-en-Un

Mobile-Punch est l’application numéro 1 pour simplifier la gestion du temps. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, Mobile-Punch est votre compagnon indispensable pour la réussite de vos projets. Grâce à la capacité inégalée de ce logiciel à suivre efficacement toutes sortes de données, des dossiers de présence des employés aux salaires horaires, Mobile-Punch est l’application idéale pour rester conforme dans l’industrie de la construction.

Mobile-Punch se démarque avec une multitude de fonctionnalités conçues pour une efficacité inégalée:

• Calculateur de feuilles de temps: Découvrez une gestion sans tracas des feuilles de temps avec le calculateur intuitif de Mobile-Punch. Dites adieu aux calculs manuels et adoptez des feuilles de temps automatiques précises qui économisent du temps et réduisent les erreurs.
• Solution tout-en-un: Mobile-Punch est votre partenaire pour la réussite. Intégrez la gestion du temps, le suivi de projet et l’engagement des employés avec cet outil polyvalent et convivial.
• Géolocalisation des employés: Gérez efficacement vos équipes sur le terrain avec la fonction de géolocalisation de Mobile-Punch. Restez informé de la position de votre équipe en temps réel, améliorant la communication et optimisant l’allocation des ressources.
• Gestion de projet: Centralisez les données de votre projet avec l’application de gestion de projet de Mobile-Punch. De la planification simplifiée du projet à la communication en temps réel, découvrez une plateforme robuste qui permet à votre équipe de performer.
• Planification du travail: Prenez le contrôle de vos horaires de travail sans effort. Mobile-Punch vous permet de planifier et d’organiser les tâches avec précision, assurant une gestion fluide des flux de travail pour des projets de toute envergure.
• Agenda électronique: Dites adieu aux agendas traditionnels et adoptez l’avenir de la coordination de projet. L’agenda électronique de Mobile-Punch simplifie votre processus de planification, facilitant l’accès aux plans, rapports de progrès, et documents importants.
• Distribution dynamique: Optimisez l’allocation de vos ressources avec la distribution dynamique de Mobile-Punch. Dispatchez efficacement les tâches, suivez les progrès, et gérez les flux de travail de manière dynamique.
• Application de bons de travail: Rationalisez vos bons de travail avec l’application Mobile-Punch. Simplifiez le processus d’attribution des tâches, le suivi des commandes, et la gestion de la logistique du projet, le tout dans une interface intuitive et conviviale.
• Suivi du temps des employés: Assurez un suivi précis du temps avec Mobile-Punch. Donnez à votre main-d’œuvre la possibilité de consigner les heures sans effort, favorisant la transparence et la responsabilité.
• Feuille de temps CCQ: Naviguez sans effort dans la complexité des feuilles de temps CCQ. Mobile-Punch propose une solution spécialisée pour la gestion des feuilles de temps CCQ, garantissant la conformité et l’exactitude pour vos projets de construction.

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